制度可以約束和規范人的行為，提高工作效率，也可以使工作規范化，避免犯低級錯誤。下面是一些制定單位檔案管理制度免費閱讀下載，希望對大家寫制定單位檔案管理制度有用。

制定單位檔案管理制度篇1

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》，經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經行政人力資源部經理批準后銷毀。

4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

制定單位檔案管理制度篇2

第一章總則

第一條為了加強集團公司審計檔案管理工作,規范審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統計及銷毀等,以利于嚴守集團機密。根據《中華人民共和國檔案法》、《審計署關于內部審計工作的規定》、《中國內部審計準則》及《甘肅第五建設集團公司內部審計工作規定》,結合工作實際,制定本辦法。

第二條審計檔案是內部審計機構在進行審計活動中直接形成的、具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。

第二章收集整理

第三條審計檔案應當按照層次進行分類收集。審計檔案層次分類主要有:

(一)審計計劃和結果管理類資料;

(二)審計工作底稿、基礎歸納、匯總論述類資料;

(三)審計原始摘錄、內外部證明類資料;

(四)被審計單位提供原始類及復制類資料。

第四條審計工作底稿資料應記錄審計程序實施過程、審計事項核實、復核意見、審計初步評價意見等,審計底稿還應注明審計項目相關信息、審計外勤內勤時間等基本審計信息。

第五條審計檔案整理應當及時、規范有序,建立索引編碼;明確專人負責審計檔案的管理。

第三章復查審核

第六條審計工作底稿等資料都應經過審核,應保持謹慎性。

第七條審計工作底稿等資料審查應由內審機構負責人全面負責,也可授權有關人員審查。

第八條審計檔案應有記錄及復核人員簽署。

第九條審計檔案應保持完整性,層次分明。

第十條健全審計工作檔案復核制度,提高審計工作質量。

第四章立卷歸檔

第十一條審計工作結束后,應當立卷歸檔,建立審計項目檔案,由審計人員按審計項目進行整理組卷,封面項目填寫齊全,書寫工整、裝訂牢固、四邊整齊。

第十二條審計檔案資料包括,但不限于:

(一)審計報告、審計結果溝通書及管理聲明書;

(二)審計決定書、審計處理處罰書及審計建議書;

(三)被審計單位整改報告及附件資料;

(四)審計組相關說明及被審計單位執行審計決定情況;

(五)審計實施方案及審計通知;

(六)審計調查、復查或后續審計資料;

(七)內外部審計證據和工作底稿分項資料;

(八)被審計單位提供的原始或復制資料;

(九)審計過程形成筆錄、信函、紀要及舉報等相關資料。

第十三條審計檔案應當進行登記造冊,檔案管理人員發生變動時,應按照審計工作規定辦理移交手續。

第五章保管使用

第十四條審計檔案的保管期限分為永久、定期兩類,凡涉及集團重大投資、重要審計發現和由董事會下達的重大審計項目形成的審計檔案應作永久保存。

第十五條審計檔案由內審機構負責保存管理,審計人員應恪守保密原則。

審計檔案一般不對外調閱,任何調用行為,都要經過內審機構負責人批準,報經集團公司董事會同意。

第十六條在工作需要時,依照調用程序并得到集團公司董事會批準及征求法律顧問意見后,提供給外部審計或司法部門。

第十七條審計檔案管理應嚴格依法依規進行。

第六章附則

第十八條本辦法可根據具體情況適時修訂完善。

第十九條本辦法自20__年11月1日起施行。本辦法是對20__年10月1日制定印發的審計檔案管理辦法,經過研究修訂形成,原辦法同時廢止。

第二十條本辦法由集團公司審計機構負責解釋。

制定單位檔案管理制度篇3

一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項活動中構成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2、各部門構成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4、下發文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5、凡歸檔的文件務必留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不貼合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件務必歸檔。

7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位職責制

1、認真學習專業知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量貼合“規范”要求。

3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4、負責檔案庫房各項制度的落實。

5、用心帶給檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作帶給優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位職責制

1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4、嚴格執行各項檔案管理制度。

5、理解本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1、凡本部門在各項活動中構成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4、庫房要持續清潔衛生，溫度要經常持續在14—24℃，相對濕度要持續在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時光內歸還檔案室。

3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱資料無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理并追究其職責。

七、檔案借閱制度

1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2、凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4、借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的職責。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

制定單位檔案管理制度篇4

一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。

二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

四、帶給利用檔案時，按學校有關規定收費。

五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。

七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案資料。

制定單位檔案管理制度篇5

1.總則

1.1為了規范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。

1.2所有相關公司工作活動中形成的，記述和反映本公司職能活動的，具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。

2.范圍

2.1公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；

2.2公司股東會、董事會形成的文件材料；

2.3公司章程、公司制度體系、內部發文；

2.4公司有效證照、證件、印章；

2.5公司獲得的榮譽資料；

2.6公司年度工作計劃及資金計劃；

2.7會計憑證、報表、財務分析；

2.8各項計劃、檢查、總結；

2.9公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄、相關照片等；

2.10各種人事材料；

2.11工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；

2.12各種合同、契約、協議、招投標系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；

3.要求

3.1.編制《檔案卷內目錄》，應包括以下幾個內容：部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額（如果涉及）、經手人、入檔時間、頁碼及備注等。

3.2.檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務部、技術部、市場部的名稱代碼可分別設置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯數字分別命名，或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替，具體代碼可列表說明。

3.3.所有文件歸檔裝訂時，應統一在文件首頁正面的右上角標明檔案編號。如漏頁等有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備注欄內。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。

3.4.立卷的質量標準：

a)歸檔文件完整齊全；

b)分類清楚；

c)標題確切易查找；

d)卷內排列系統、條理；

e)保管期限準確；

f)卷皮書寫工整；

g)裝訂整理結實、美觀。

3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20__年1月1日，將市場部商務李四交管的20__年下半年下單統計表存檔，其存檔文件名應該為：SC李四20__年6-12月下單統計表張三20__0101）。

3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時應該用移動硬盤或者光盤進行備份。

3.7.文件類以電子文檔形式存檔時，應盡量以PDF格式存放。

4.期限

4.1永久保存：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會形成的.文件材料；公司章程、公司制度體系、內部發文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽資料；

四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20__-02

4.210年保存：公司年度工作計劃及資金計劃；各項計劃、檢查、總結；

4.35年保存：公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄、相關照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協議、招投標系列文件；電子文檔及聲像資料；

4.41年保存：結案后無長期保存必要者；

4.5財務類檔案按照會計相關法律規定存檔。

5.歸檔

各部門檔案管理人員應本著認真、負責、保密的態度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。

5.1行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的完整性、及時移交和保密負責。技術部、銷售部、行政部、財務部及市場部，各自整理保管內部檔案，除財務部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。

5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負責。

5.3各部門檔案管理人員的職責：應及時將應歸檔文件進行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時按要求向行政部移交檔案。

5.4一項工作同時由幾個部門參與辦理時，由主辦部門負責收集形成的文件資料。

5.5各部門需歸檔的文件

5.1.1a)行政部門

公司文件：公司章程、董事會及股東會紀錄、政府機關核準文件、不動產所有權及其他債權憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發布的各類文件（電子文檔）；

b)人事類文件：員工勞動合同、保密協議、培養和服務協議書、員工入職表、員工離職表、員工轉正申請及考核評價表、員工入職體檢表、員工簡歷、員工身份證復印件、員工學歷證明復印件；

c)行政類文件：各種會議記錄及會議紀要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關的各類單據、公積金相關的各類單據、員工保險單。

5.1銷售部門

標書、下單統計表（電子文檔）、總代理合同、銷售合同、銷售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發票簽收單

5.2財務部門

會計憑證、財務報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細賬、明細分類賬、審計報告、抵扣聯、已作廢的發票及紅字發票、發票存根聯、原始憑證、銀行存款余額調節表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業務季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶報表（電子文檔）、物料領用登記表、PKPM升級記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）

5.3技術部門工程設計圖

5.4市場部

客戶資料（電子文檔）、滿意度調查表及結果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料（電子文檔）、廠商活動資料（電子文檔）、廠商活動總結資料（電子文檔）

6.借閱

6.1.各部門建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經手人。

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6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。

6.3.借閱人必須愛護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。

6.4.借閱檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查冊數、頁數，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。

6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時，所有相關資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。

6.6.人事檔案除總經理、副總經理、人事部負責人以外任何人不準借閱。

7.復印

7.1檔案原則不準復印，若各部門因工作需要可以制作復件。復制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。

7.2復件管理部門負責人及相關人員參照檔案管理辦法實施管理，并對復件的保密性負責。

8.銷毀

8.1檔案銷毀時，由保管人員提出并整理造表，報部門經理核準呈報總經理批準銷毀。

8.2檔案銷毀一般采用碎紙機，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負責人同時執行。

9.相關記錄

9.1I-01-05《公司檔案借閱登記表》

9.2I-01-06《公司檔案借閱申請表》

9.3I-01-07《公司檔案銷毀申請表》

制定單位檔案管理制度篇6

為加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。

(一)檔案安全保密制度

1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。

2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時歸檔、核實。

3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關好門窗。

4、銷毀檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批準后方能進行，銷毀時要有監銷人，并履行簽字手續。

5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。

(二)檔案保管制度

1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。

2、保持室內衛生整潔，檔案分類排放、排列整齊。

3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。

4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。

5、未經批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。

(三)檔案利用制度

1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準確地提供檔案利用服務。

2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批準后方可查閱。

3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。

4、外單位查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，并經分管辦公室的局領導批準后方可借閱。

5、查閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。

6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。

(四)立卷歸檔制度

1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的各種內容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。

3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便于保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查核定。

4、各業務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。

制定單位檔案管理制度篇7

檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

制定單位檔案管理制度篇8

一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。

二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規范、統一、牢固。

三、檔案整理。按規定制定統一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規定要求。

四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領導批準，可定期清退和銷毀。對縣（區、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統一銷毀。

五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規格分類排列。

六、庫房管理。庫房保持清潔衛生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業道德規范、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執行檔案保密制度，嚴守國家機密

制定單位檔案管理制度篇9

一、目的

為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學管理與開發利用，特制定本管理制度。

二、適用范圍

適用于公司檔案資料的管理。

三、管理職能

（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設置專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發、利用、銷毀等各項工作。

（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：

1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；

2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；

3、對收到的檔案資料按規則整理、分類、立卷，分類規范存放；

4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；

5、建立檔案檢索索引；

6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，并做好登記，保證檔案資料安全無損；

7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；

8、建立和維護電腦檔案管理系統，實行數字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部門管理職責

1、按本制度規定保管好本部門暫時保存的檔案資料；

2、及時將本部門經辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；

3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。

四、資料歸檔管理

（一）歸檔資料范圍

1、各級政府和職能管理部門下發的各種文件、通知、會議紀要、批復、認定、政策法規信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料；

2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；

3、公司與其他單位互相發送的聯系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來資料；

4、公司內部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡訊等；

5、公司制訂的各類管理制度、規定、辦法、作業指導書、操作規程、安全規程、責任制、責任書、經濟或管理協議、標準手冊等內部管理資料；

6、公司對外簽訂的各種合同、協議、意向書等資料；

7、公司產品立項、設計、開發、工藝技術、產品說明、包裝、建設、評審、驗收等項目資料；

8、公司各類設備在設計、制作、安裝、調試、技術改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設備資料；

9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；

10、生產、經營環節中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；

11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；

12、人員招聘、培訓、調動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；

13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；

14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料；

15、公司文化、產品對外宣傳推廣資料以及產品標簽、標記、說明書等資料；

16、公司組織開展各類活動形成的相關資料；

17、記錄有公司相關信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設備等資料；

18、其他具有保存價值的資料。

（二）歸檔資料收集

1、結合公司具體情況，財務檔案由財務部管理，超過十年的可轉入檔案室；

人事檔案由人事管理部門管理；

生產管理類、經營管理類檔案，在部門日常工作中產生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；

其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門應主動上交。

2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；

如資料還須發出后由對方完善相關手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經辦人完善后存檔。

3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；

4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復印。

5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支持。

（三）資料歸檔要求

1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于查找利用。

2、歸檔的文件資料應為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。

3、非紙質文件資料應與其文字說明一并歸檔；

具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。

4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。

（四）歸檔時間

1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。

2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。

3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；

雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。

4、工程項目建設資料在竣工驗收后三個月內歸檔。

（五）歸檔移交

1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應編寫歸檔說明。

2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔文件資料的質量。

3、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

五、檔案保管

（一）收件登記

1、檔案室應建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。

2、檔案管理人員收件后應按資料類別存放到相應地點，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統。

（二）檔案分類

1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規則分類：

A——股權類：公司股東會、董事會、監事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監事名冊、股權變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。

B——綜合管理類：

01——公司內部文書資料，包括公司下發的各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規劃、計劃、方案、決策、工作總結，公司組織開展各類活動形成的相關文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。

02——管理制度，包括公司頒發的各類管理制度、規定規程、辦法、標準手冊、經濟責任制、責任書等；

按小類立卷。

03——外聯資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發的各種文件、通知、會議紀要、批復、政策法規信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發送的聯系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。

04——統計資料，包括統計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。

05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。

C——經營類01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協議、約定。按時間先后順序立卷。

02——客戶資料，包括市場調查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。

03——廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。

D——生產管理類01——安全環保資料，包括安全規范、安全環保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。

02——質量計量資料，包括執行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。

03——設備管理資料，包括操作規程、設備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。

04——生產記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開停車記錄、生產報表等。按產品立卷。

E——技術類01——項目資料，包括可研報告、市場調研報告、研發報告、工藝包、實驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。

02——基建資料，包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設項目立卷。

03——設備資料，包括圖紙、設計說明、技術規程、使用操作說明等。按使用部門和設備名稱立卷。

F——人事檔案01——個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經歷、工作經歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。

02——工資結算資料，包括工資表和責任制結算資料。按月立卷。

03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

04——招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。

05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。

G——財務檔案，包括財務憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務規范立卷。

H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業執照、牌匾、印信等。

I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。

J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。

2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數字化管理，統一按分類規則編號，編號規范如下：

X-__-__-__卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）小類序號，用01、02、03……代表各小類二級分類編號，即分類規定中01、02、03…序號一級分類代碼，即分類規定中A--J3、無具體二級及以下分類規定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規則明確標注于檢索簿上，以保持延續性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。

4、卷宗按年裝訂，年號和編號應標注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；

單體存放的檔案資料應用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽的（如證照）在反面標注。

5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；

按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；

按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應根據情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

（三）檔案保管

1、所有卷宗資料應按類別分柜分區存放，整齊有序排列。存放柜應編號并標注存放類別。

2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結實、整齊、美觀。

3、卷宗封面標注和編號書寫應規范，具有耐久性。

4、卷宗內的資料應按序編號，表面應設卷內目錄，以便查找。

5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內清潔衛生。

6、部門保管的檔案資料也須按統一規則分類編號保管。

7、重要和涉密檔案應設專柜存放，以免遺失或泄露。

六、檔案的借閱和利用

1、檔案室應設置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應在登記簿上注明不能歸還的原因。

2、借閱檔案資料應填寫《檔案借閱申請單》，經相關領導簽字批準后方能借閱。批準權限如下：普通檔案由借閱部門負責人簽字認可，檔案室主管部門負責人批準；

重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的須經總經理批準；

涉密檔案按《》規定權限批準。

3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；

在公司內使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續使用，可以續借，須到檔案室辦理續借手續。逾期未還者，檔案管理員負責催還。

4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《》相關規定。

5、檔案歸還時應在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統中同時記錄以備查。

6、檔案借閱者必須愛護檔案，保持整潔、嚴禁涂改；

注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、損壞、遺失；

損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。

七、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《文件/紀錄銷毀呈報表》經批準后執行。檔案銷毀一律由總經理批準。

3、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《文件/紀錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。

4、在銷毀公司檔案資料時，由行政副總指定專人監督銷毀。

八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。