檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求：

1、公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4、歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4、工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5、每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8、聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9、相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12、公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5、凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

檔案的保密制度

1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6、檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2、入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1、檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2、檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5、庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6、庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9、對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

檔案鑒定、銷毀制度

1、根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

公司檔案管理制度怎么寫篇2

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的&39;文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。公司檔案管理規章制度范文由精品學習網提供!

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規章制度范文由精品學習網提供!

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

公司檔案管理制度怎么寫篇3

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案規則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意，不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

公司檔案管理制度怎么寫篇4

一、目的

為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

二、范圍

本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

三、職責

3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

四、人事檔案管理的內容

4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

4.5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

4.5.2人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

六、相關支持文件及記錄

員工應聘申請表

轉遞人事檔案通知單

員工離職通知單

員工人事檔案統計表

公司員工人事檔案管理制度

第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

4、身份證復印件

5、照片

6、員工轉正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調薪等材料

10、其它材料

第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

公司檔案管理制度怎么寫篇5

一、牢固樹立觀念，嚴格遵守公司的制度，嚴防失密、泄密事故發生。

二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。

三、凡借閱秘密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批準，未經批準不得借出、復制或摘抄。

四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。

五、密級檔案要經常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。

六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。

八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時，不少于兩名工作人員。

九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。

公司檔案管理制度怎么寫篇6

第1條檔案的管理：

(一)辦公室是檔案的執行管理部門,并由專人負責檔案管理;

(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料;

(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

第2條檔案歸檔范圍：

(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);

(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等),發展規劃、工作總結等;

(六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;

(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價值的文件;

(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);

(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;

(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

第3條檔案立卷要求：

(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點,保持檔案質檢的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用;

(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;

(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內;

(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

第4條檔案歸檔時間:

(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;

(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。

第5條檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。

(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;

(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批準;

(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理;

(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經總經理同意方可辦理。

第6條檔案保密級別:

(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;

(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業務工作使用范疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續經辦公室主任批準辦理。

公司檔案管理制度怎么寫篇7

為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。

檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。

各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。

一、檔案內容

檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

二、檔案管理

檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。

三、檔案利用

檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。

查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，

由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。

公司檔案管理制度怎么寫篇8

一、工程檔案管理制度

1、所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。

2、各類檔案應按系統分類：強電、弱電、空調、機管，統一存放檔案盒并貼上標簽。

3、檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應由總工程師及系統工程師組成鑒定小組研究后決定。

4、借閱檔案須經相應系統的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續借的要重新登記。

二、維修檔案管理制度

1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。

2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類。

3、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

4、文員根據返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

5、文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

6、文員每月對維修檔考試大案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。

7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。