科學合理的制度能夠有效地規范政府行為，顯著提高政府工作效率，同時降低行政成本。優秀的公司檔案管理規章制度范文是什么樣的？下面給大家帶來公司檔案管理規章制度范文，供大家參考。

公司檔案管理規章制度范文篇1

為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。

檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。

各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。

一、檔案內容

檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

二、檔案管理

檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。

三、檔案利用

檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。

查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，

由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。

公司檔案管理規章制度范文篇2

第1條檔案的管理：

(一)辦公室是檔案的執行管理部門,并由專人負責檔案管理;

(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料;

(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

第2條檔案歸檔范圍：

(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);

(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等),發展規劃、工作總結等;

(六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;

(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價值的文件;

(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);

(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;

(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

第3條檔案立卷要求：

(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點,保持檔案質檢的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用;

(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;

(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內;

(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

第4條檔案歸檔時間:

(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;

(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。

第5條檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。

(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;

(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批準;

(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理;

(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經總經理同意方可辦理。

第6條檔案保密級別:

(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;

(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業務工作使用范疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續經辦公室主任批準辦理。

公司檔案管理規章制度范文篇3

第一章總則

第一條為充分發揮x城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規,結合本公司實際,特制定本制度。

第二條項目檔案是指公司開發房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。

第二章檔案的分類

第五條建設工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復;

2、可行性研究報告及批復;

3、項目評估意見;

4、環境影響報告書(表);

5、設計任務書、計劃任務書;

6、選址意見書。

(二)基礎、設計、施工前準備資料

1、基礎資料

(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

2、設計文件

(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

(1)征用土地批準文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協議書;

(3)環保、衛生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;

(5)建設工程規劃(規劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質量監督委托書等。

第六條施工技術文件資料

(一)開工報告,停工、復工報告;

(二)施工組織設計、施工方案;

(三)圖紙會審紀要;

(四)工程技術、質量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術復核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

(十七)工程變更設計聯系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設計、勘察、施工、監理工程質量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術總結,工程監理總結,工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

(二十九)工程質量監督報告;

(三十)工程質量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結構專業圖;

2、各類電氣專業圖;

3、電信專業圖;

4、煤氣專業圖;

5、各類給、排水工程專業圖;

6、供熱、冷專業圖;

7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

3、構筑物結構圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網綜合圖。

第八條竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條建設(施工)監理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

(二)監理規劃、監理細則;

(三)監理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環節的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章檔案的收集和歸檔

第十一條在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規格統一、反差良好、簽字手續完備。

第十四條凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

第十七條在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條所有竣工圖應有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條有關人員收集的設計、勘察、施工、監理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規定為準。

第四章檔案的組卷和移交

第二十條組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理。

第二十一條項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統一折疊成四號圖紙規格:297mm×2lomm。

第二十四條案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條項目檔案資料統一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。

第二十六條項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條在項目完成綜合驗收后6個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯系,辦理項目檔案移交手續。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

第五章附則

第二十九條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

公司檔案管理規章制度范文篇4

檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求：

1、公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4、歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4、工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5、每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8、聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9、相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12、公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5、凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

檔案的保密制度

1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6、檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2、入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1、檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2、檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5、庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6、庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9、對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

檔案鑒定、銷毀制度

1、根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

公司檔案管理規章制度范文篇5

第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的.，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

公司檔案管理規章制度范文篇6

總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

二、立卷歸檔

文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

三、檔案保管

1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

四、檔案借閱

1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

6、底圖一般不予外借。

五、檔案銷毀

經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

六、檔案保密

1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司檔案管理規章制度范文篇7

一、目的

更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷

員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案規定

1、基礎管理

1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意

3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4．1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。

4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

4．3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

公司檔案管理規章制度范文篇8

一、工程檔案管理制度

1、所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。

2、各類檔案應按系統分類：強電、弱電、空調、機管，統一存放檔案盒并貼上標簽。

3、檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應由總工程師及系統工程師組成鑒定小組研究后決定。

4、借閱檔案須經相應系統的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續借的要重新登記。

二、維修檔案管理制度

1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。

2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類。

3、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

4、文員根據返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

5、文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

6、文員每月對維修檔考試大案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。

7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。